Umgang mit personenbezogenen Daten

Umgang mit personenbezogenen Daten

Damit auch weiterhin personenbezogene Daten gesetzeskonform verarbeitet werden können ist die Einhaltung folgender Guidelines erforderlich:

Immer aktuelle Daten verwenden

Arbeiten Sie immer mit aktuellen Daten. Am besten mit Daten direkt aus den zentralen Datenbanken (FHDB, Campus, Intranet, Edunet). Wenn es Ihre Arbeit notwendig macht, dass Sie personenbezogene Daten lokal auf ihrem Arbeitsplatz abspeichern und weiterverarbeiten müssen, so stellen Sie bitte immer sicher, dass diese Daten aktuell sind bzw. in regelmäßigen Abständen aktualisiert werden. Löschen Sie lokal abgelegte personenbezogene Daten sobald diese nicht mehr benötigt werden.

Daten nur für den eigentlich bestimmten Zweck verwenden

Verwenden Sie personenbezogene Daten nur für den eigentlichen Zweck für den diese Daten ursprünglich gedacht waren (z.B. personenbezogene Daten aus Forschungsprojekten nur im Zusammenhang mit diesem Forschungsprojekt verwenden und nicht für andere Zwecke). 

Keine Speicherung und Verarbeitung von personenbezogenen Daten ausserhalb der FHWN Infrastruktur

Verwenden Sie zur Speicherung und Verarbeitung von personenbezogenen Daten ausschließlich Infrastruktur die Sie von der FHWN zur Verfügung gestellt bekommen haben. Speichern bzw. Verarbeiten Sie keine personenbezogene Daten:

  •  in externen privaten Cloud Speichern (wie z.B. Dropbox), 
  • auf privaten Endgeräten wie z.B. private Notebooks, Desktops, externe Festplatten oder Smartphones
    Bei der Nutzung Ihres FHWN E-Mail-Accounts auf privaten Smartphones oder Desktops vermeiden Sie den Download und die Speicherung von E-Mail Anhängen in denen personenbezogene Daten enthalten sind. Vermeiden Sie die Synchronisation von Unternehmenskontakten auf Ihr privates Smartphone.

Nutzen Sie bitte folgende Alternativen:

  •  als Cloud Speicher: MS OneDrive  – über Ihren FHWN Office365 Account
  • zur Bearbeitung von personenbezogenen Daten außerhalb der FHWN: Remotedesktop (tsmit.fhwn.ac.at) als Alternative zu privaten Desktops und Endgeräten. 
  • Webmail (email.fhwn.ac.at)

Wenn es aufgrund Ihrer Arbeitssituation erforderlich ist, dass Dokumente mit personenbezogenen Daten auf einer nicht von der FHWN zur Verfügung gestellten Infrastruktur gespeichert oder verarbeitet werden müssen, so stellen Sie bitte unbedingt sicher, dass diese Dokumente ausreichend gesichert bzw. verschlüsselt sind (siehe Zugriffsschutz und Verschlüsselung von Office Dokumenten).

Keine Weitergabe von personenbezogene Daten an Dritte

Keine Übermittlung/Weitergabe von personenbezogenen Daten über nicht gesicherte Kanäle (wie z.B. unverschlüsselte E-Mails)Erfassung von personenbezogenen Daten nach dem 25.05.2018

Was sind personenbezogene Daten?

Personenbezogene Daten sind Angaben, die bei Zuordnung zu einer natürlichen Person Einblicke in deren physische, physiologische, genetische, psychische, wirtschaftliche, kulturelle oder soziale Identität ermöglichen (Artikel 4 Ziffer 1 DSGVO).

Beispiele:

  • allgemeine Personendaten (Name, Geburtsdatum und Alter, Geburtsort, Anschrift, E-Mail-Adresse, Telefonnummer usw.)
  • Kennnummern (Steueridentifikationsnummer, Personalausweisnummer, Matrikelnummer, Personalnummer usw.)
  • Bankdaten (Kontonummern, Kreditinformationen, Kontostände usw.)
  • Online-Daten (IP-Adresse, Standortdaten usw.)
  • physische Merkmale (Geschlecht, Haut-, Haar- und Augenfarbe, Statur, Kleidergröße usw.)
  • Besitzmerkmale (Fahrzeug- und Immobilieneigentum, Grundbucheintragungen, Kfz-Kennzeichen, Zulassungsdaten usw.)
  • Werturteile (Schul- und Arbeitszeugnisse, LV Beurteilungen, usw.)

Sensible personenbezogene Daten sind sämtliche Daten, aus folgenden Bereichen:

  • rassische und ethnische Herkunft,
  • politische Meinungen,
  • religiöse oder weltanschauliche Überzeugungen oder Gewerkschaftszugehörigkeit
  • genetische, biometrische Daten
  • Gesundheitsdaten (inkl. SV-Nr.)
  • Daten zum Sexualleben oder der sexuellen Orientierung

Die Verarbeitung sensibler personenbezogener Daten ist nur unter strengen Auflagen erlaubt.

Koordinationsstelle für Datenschutz an der Fachhochschule Wiener Neustadt GmbH
Johannes Gutenberg-Str. 3
2700 Wiener Neustadt
E-Mail: datenschutz@fhwn.ac.at
Telefon: +43 (0) 2622 89084 11

Allgemeine Datenschutzinformationen der Fachhochschule Wiener Neustadt

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